Jaja. Mal wieder einer, der weiß wie es geht. Schon klar…

Mein erstes Projekt habe ich 1993 geleitet. Eine Produktentwicklung für einen großen OEM-Kunden. Das Produkt wird heute noch verkauft. Fast 30 Jahre nach der Entwicklung. In all diesen Jahren habe ich dann noch viele andere Projekte geleitet. Produkt-Entwicklungen, Organisations-Entwicklungen, Strategie- und Krisen-Projekte, hoffnungslose Projekte, oder den Aufbau von Unternehmen.

Eines habe ich dabei gelernt: es gibt grundlegende Regeln, die du besser nicht ignorierst, wenn du die Chance haben willst, ein Projekt erfolgreich zu machen. Werden diese nicht eingehalten, ist das Scheitern vorprogrammiert. Immer.

Es gibt aber auch jede Menge andere Erfahrungen. Heute sagt man „Learnings“ dazu. Und auch diese möchte ich hier teilen.

Lektion I – Jedes Projekt endet so, wie es beginnt.

Eine ganz zentrale Erfahrung, die ich über die Jahre hinweg sehr oft gemacht habe, ist diejenige, dass Projekte scheitern, weil insbesondere das Top-Management sich nicht mit diesen grundlegenden Regeln auseinandersetzen möchte. Manager wollen Ergebnisse – schnell und mit minimalem Aufwand. Und das führt mit schöner Regelmäßigkeit dazu, dass Projekte losgetreten werden, die genau genommen gar keine sind. Einen Projektleiter findet man irgendwie, oder definiert ihn einfach, und der legt dann mal los. Wir wollen ja schnell Ergebnisse sehen. Macht man sich dann mal den Spass und fragt den Projektleiter, was denn genau seine Ziele sind und wie die Rahmenbedingungen für das Projekt aussehen, wie z.B. Budget, Personal, wie die Struktur des Projektes aussieht, wie die Kommunikation im Projekt und aus dem Projekt geregelt ist, wer die zentralen Stakeholder sind, wie Entscheidungen herbeigeführt werden, oder Eskalationsmechanismen aussehen, wird es in aller Regel sehr schnell sehr ruhig. Die Ruhe vor dem Sturm.

Ein Einzeiler als Projekttitel, ein Verantwortlicher – der dann Projektleiter genannt wird – und vielleicht noch ein End-Termin oder eine vage Vorstellung dessen, was da jetzt passieren oder rauskommen soll. Daraus besteht für viele Führungskräfte das Setting, mit dem Projekte bedenkenlos losgetreten werden. Der Rest wird sich schon ergeben. Der Weg ist das Ziel. Gilt vielleicht für das Leben, nicht aber für Projekte.

Und genau deshalb enden fast alle dieser sogenannten „Projekte“ genau so, wie sie angefangen haben. Inhaltslos. Ergebnislos. Erfolglos. Im Chaos. Es werden Budgets, Personal-Ressourcen, Zeit und Projektleiter verbrannt. Erreicht wird etwas, wenn überhaupt, nur durch Zufall, oder glückliche Umstände. Und die ganz „schlauen“ Manager kommen dann am Ende noch um die Ecke und stellen das Projektmanagement in Frage. Nix kapiert!

Lektion II – Mach es richtig, oder mach es gar nicht!

Wie ich in Lektion I beschrieben habe, ist das Projekt-Setup zentral für den Erfolg oder Misserfolg eines jeden Projektes. Also hört auf, immer gleich in die Lösung von Aufgaben und Problemen einzusteigen, die gar nicht klar sind.

„Denn sie wissen nicht, was sie tun…“ ist kein zielführender Ansatz für ein erfolgreiches Projekt, aber eine Garantie für das Scheitern.

Habt ihr mal ein Navi programmiert? Vermutlich schon. Habt ihr mal erlebt, dass euch das Navi genau da hin lotst, wo ihr hin wollt, ohne dass ihr ihm das vorher gesagt habt? Wohl kaum. Jedem von uns ist sonnenklar, dass kein Navi dieser Welt uns an ein Ziel bringen wird, das wir kennen, aber nicht das Navi. In Projekten geht man scheinbar davon aus, dass das anders ist. Hier wird anscheinend regelmäßig vermutet, dass jeder im Projekt weiss, wo es hingehen soll, ohne dass man es eindeutig festgelegt hat. Reichlich naiv, oder? Aber gelebter Alltag in vielen Unternehmen.

„Wer am Ende schnell sein will, muss am Anfang langsam machen“. Mal wieder eine alte Weisheit, die aber bei „uns“ – in unserem Unternehmen – nicht gilt. Bei uns ist nämlich alles ganz anders (Das AGABU-Syndrom: „Alles Ganz Anders Bei Uns“). Und weil bei „uns“ alles ganz anders ist, kann man bei uns auch Projekte einfach so lostreten, und die Menschen auf die Reise schicken, ohne ihnen zu sagen, wo es denn hingehen soll. Management by Hope. „Die Hoffnung stirbt zu letzt“ – aber sie stirbt. Wenn ich nur daran denke, wieviel Geld und Personal teilweise in solchen angeblichen „Projekten“ einfach nur verheizt wird…

Als ich 1993 zu dem Unternehmen kam, bei dem ich immer noch – oder genauer gesagt wieder – bin, war eines der ersten Dinge, die ich lernen durfte, professionelles Projektmanagement. Unser damaliger Coach Victor Suchoweew, der inzwischen leider verstorben ist, hat diese Weisheit sehr praktisch beschrieben. Auf den Koffer setzen! „Bevor ihr auf die Reise geht, setzt euch immer erst noch einmal auf den Koffer und überlegt euch, ob ihr alles habt und ob alles klar ist.“ Also haben wir uns vor jedem Projekt-Start alle nochmal auf unsere Koffer gesetzt und nachgedacht. Und das haben wir so lange gemacht, bis klar war, wo die Reise hingehen soll und ob wir alles dabei haben, was wir benötigen, damit wir in der geplanten Zeit und mit dem vorhandenen Budget unser Ziel bestmöglich erreichen können.

Ich habe in meiner nun fast 30-jährigen Laufbahn etliche Projekte geleitet. Ein Fehlschlag war bis heute nicht dabei. Das liegt sicher nicht daran, dass ich ein Held bin, sondern daran, dass ich mich immer an gewisse entscheidende Grundsätze gehalten und diese bei Bedarf auch vehement eingefordert und durchgesetzt habe. Projekte, die in diesen Punkten meinen Anforderungen nicht gerecht wurden, habe ich immer abgelehnt. Und diejenigen, die diese Projekte dann dennoch übernommen haben, sind stets gescheitert.

Wir dürfen jetzt natürlich nicht davon ausgehen, dass wir lediglich einige Grundsätze im Projekt-Setup berücksichtigen müssen und damit eine Erfolgsgarantie bekommen. Ihr dürft euch aber sicher sein, dass das Scheitern des Projektes von Minute Null an vorprogrammiert ist, wenn ihr dies nicht tut!

Also: mach es richtig (und zwar von Anfang an), oder mach es gar nicht!

Lektion III – Worauf es wirklich ankommt.

Wie ich weiter oben schon geschrieben habe: jedes Navi braucht ein Ziel. Und so braucht auch jedes Projekt ein Ziel. Klare und eindeutige Ziele geben jedem Projekt und den Projektteams Orientierung und Ausrichtung. Und das sind die absoluten Grundvoraussetzungen für ein fokussiertes und effizientes Vorankommen. Je besser Ziele abgestimmt und je klarer sie beschrieben sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt erfolgreich wird. Und: desto früher erkennt man Abweichungen und kann korrigieren, ohne jede Menge Geld und Personal zu verbrennen!

Also: vor dem Projektstart unbedingt „auf den Koffer sitzen“ und sich Zeit nehmen, die Ziele klar abzustimmen, zu formulieren und zu kommunizieren. Jede hier investierte Stunde holt ihr im Projekt wieder raus – in Tagen, Wochen, oder gar Monaten! Wer am Ende schnell sein will, muss am Anfang langsam machen.

Legt die Ziele fest.

Schriftlich und möglichst konkret und messbar. Dabei geht es nicht darum, dass man am Projektende irgendjemandem einen „Strick daraus drehen“ will, wenn ein Ziel nicht exakt erreicht wurde. Exakt beschriebene und jederzeit messbare Ziele geben Orientierung im Projekt. und Orientierung resultiert in Fokussierung. Und Fokus resultiert in effizienter Zielerreichung. Und genau darum geht es in Projekten!

Aber es braucht noch mehr: klare Rahmenbedingungen.

Ich greife wieder auf das Beispiel mit dem Navigationssystem im Auto zurück. Das Ziel zu kennen ist zentral, reicht aber nicht aus, um es auch zu erreichen. Wieviel Sprit habe ich noch im Tank? Wie schnell kann ich fahren? Habe ich genügend Geld um zu tanken? Habe ich überhaupt ein Auto, oder nur ein Fahrrad? Oder wird von mir erwartet, dass ich zu Fuss gehe? Wichtig – oder?

Leider werden viele Projektleiter ohne klar definierte Rahmenbedingungen ins Rennen geschickt. „Schau mer mal“ ist viel zu oft die Devise, bevor das Projekt gestartet wird. Das dicke Ende kommt dann unweigerlich. Und es hieße nicht dickes „Ende“, wenn es nicht am Schluss käme. Termine gerissen, Budgets überschritten, viel mehr Stunden gebraucht, als gedacht. Genau: „gedacht“. Nicht geplant. Auch hier gilt wieder, dass eine intensive Auseinandersetzung mit den für das Projekt wichtigen Rahmenbedingungen entscheidend ist. Das gibt Sicherheit und Orientierung. Siehe oben…

Der nächste Punkt: Struktur.

Ein Projekt kann ohne Struktur nicht erfolgreich sein. In jedem Projekt gibt es Entscheidungsbedarf, Abweichungen, Probleme und Eskalationen und meist wird nach brauchbaren Strukturen erst gerufen, wenn das sprichwörtliche Kind in den Brunnen gefallen ist. Das kostet dann wertvolle Zeit und Kraft und führt oft zu großer Unzufriedenheit auf allen Seiten. Also bitte vorher klären. Wie sieht meine Projekt-Organisation aus? Wer ist im Projekt-Team? Gibt es Vertreter für jedes Team-Mitglied? Wer sitzt im Steuerungs-Gremium? Wie kommen Entscheidungen dahin und wie wird entschieden? Wo und wie wird kommuniziert, im Projekt, ins Projekt und aus dem Projekt? Was wird dokumentiert, wie, wann und durch wen?

Bisschen viel Aufwand, denkt ihr jetzt? Ganz und gar nicht. Der größte Teil dieser Strukturen wird nur benötigt, um im Krisenfall schnell und organisiert handeln zu können. Habt ihr euch mal gefragt, warum z.B. Rettungs-Organisationen so schnell und reibungslos funktionieren? Zum Beispiel die Feuerwehr? Genau! Weil da unter anderem diese Dinge einhundertprozentig organisiert sind. Was glaubt ihr, wie viele Häuser bis auf die Grundmauern abbrennen würden, wenn die Feuerwehr bei jedem Einsatz erst mal klären müsste, wer denn jetzt mit wem redet, wer was entscheidet und wie das alles ablaufen soll? Wenn es im Projekt „brennt“ hast du keinerlei Zeit, so etwas zu definieren. Das muss da sein! Das muss sitzen! Und wenn es gerade mal keine Krise und keine Probleme im Projekt gibt, hat man mit diesen Strukturen einmal mehr eine Orientierung geschaffen und kann effizient und zielgerichtet zusammen arbeiten.

Und zu guter Letzt: Konsequenz.

Lasst euch eure mühevoll ausgehandelten Ziele, Rahmenbedingungen und die Organisation und Abläufe nicht kaputt machen. In jedem Unternehmen gibt es Leute die gerne mal quer in die Projekte reingreifen, um nicht „reinpfuschen“ zu sagen. In jedem Projekt gibt es welche, die es besser wissen und versuchen „ihr Ding“ daraus zu machen. Aus welchen Gründen auch immer. Also halte die Augen offen. Wenn du auch nur das Gefühl hast, dass jemand versucht in deinem Projekt „rumzupfuschen“, dann greif ein. Schnell und konsequent! Da braucht es auch mal eine klare Ansage, oder gegebenenfalls mal das Auswechseln von Personen. Und das führt uns zu Lektion IV…

Lektion IV – Hab einen Arsch in der Hose!

Lass dir nichts gefallen.

Fordere deine Rechte ein. Nicht nur vom Team, sondern auch vom Management. Insbesondere diejenigen, die vereinbart wurden. Das Management weiß in der Regel, dass sie ohne Projektleiter ein größeres Problem haben, als mit. Manchmal muss man sie dann daran erinnern. Ein Projektleiter hat nämlich nicht nur nicht nur Pflichten!

Und wie bereits in Lektion III beschrieben: achte auf deine Strukturen.

Führungskräfte sind oft Alpha-Tiere und tendieren daher gerne mal dazu „quer“ ins Projekt „reinzuregieren“. In der Regel bringen sie damit mehr durcheinander, als es irgendjemandem nutzt. Da musst du schnell und beherzt eingreifen. Wenn man das öfter unkommentiert hinnimmt, dann bekommt man das nur ganz schwer wieder aus dem Projekt raus. Die Projekt-Strukturen sind heilig!

Lektion V – Wenn man dir den Ball auf den Punkt legt, dann mach ihn rein.

Kein Sportler gewinnt einen großen Titel, wenn er die Chancen, die sich ergeben nicht konsequent nutzt! Auch ein unberechtigter Elfmeter kann einem beim Fussball zum Sieg verhelfen. Und kein Profi-Fussballer würde auf die Idee kommen, den absichtlich zu verschießen, nur weil der Schiri auf Handspiel entschieden hat und es tatsächlich keines war. Wer das nicht will, oder kann, sollte die Finger von Projektleitungen lassen!

Warum? Ganz einfach. Projekte werden nun mal gerne „controlled“, oder auf gut Deutsch „gemessen“. Controlling im Projektumfeld wird eher selten als Steuerung gelebt und empfunden. In der Regel werden für Zieltermine und Budgets Soll-/Ist-Vergleiche angestellt und dann mit entsprechenden Ampeln deren Einhaltung oder Abweichung dokumentiert und in ein Reporting gegossen. Schön, dass es das gibt. Ein Projektleiter, der sich nicht an Zielen messen lassen will, sollte vielleicht besser in die Politik gehen 😉

Fakt ist aber, dass Entscheidungen in Projekten nicht selten einen mehr oder weniger signifikanten Einfluss auf diese Ziele haben. Gerne werden beispielsweise neue Anforderungen eingekippt, oder bestehende erhöht. Grundsätzlich ist das natürlich ok und meist auch nicht vermeidbar (soll es auch nicht). Vergessen wird dabei aber nur all zu gerne, dass diese Änderungen Auswirkungen auf Termine und/oder Kosten haben. Davon will das Management natürlich oft nichts wissen, denn fast immer sprechen wir dann von einer Verschiebung der Termine nach hinten oder von einer Erhöhung der Kosten. Meist von beidem. Aber das will selbstverständlich keiner hören. Wenn solche Entscheidungen kommen, dann liegt der Ball also auf dem Punkt. Und du als Projektleiter musst ihn jetzt auch reinmachen! Sorge dafür, dass die Entscheidungen dokumentiert und die entsprechenden Konsequenzen sauber geklärt und ebenfalls freigegeben werden. Wenn sich ein Projekt wegen einer solchen Entscheidung um drei Monate verzögert, kannst du das nämlich nutzen, weil du damit oft „Luft“ bekommst für andere Arbeitspakete.

Allerdings ist es hier ähnlich, wie beim Elfmeter: man muss das schon ein paar mal üben, sonst wird es nix. Also ran! Mach ihn rein.

Lektion VI – Agil ist auch gut.

Agile Methoden sind ja gerade sehr im Trend. Und wie immer, wenn etwas im Trend ist, wird auch vielfältig darüber diskutiert, ob es denn jetzt Sinn macht, ein Projekt nach agilen Methoden zu bearbeiten, oder nicht, bei welchen Projekten es Sinn macht und bei welchen nicht und so weiter und so fort.

Mein Tipp: führe die Diskussion nicht. Es verbraucht nur unnötig Energie und am Ende hat man eine philosophische Diskussion, die keinen weiter bringt.

Agil ist eine von mehreren Methoden, mit der man Projekte managen kann. Für mich sind Projektmanagement-Methoden nicht mehr und nicht weniger als ein Werkzeugkoffer.

Nach meinem Abitur habe ich mal eine Ausbildung als Elektro-Installateur gemacht. Am ersten Tag der Ausbildung haben wir alle einen Werkzeugkoffer bekommen. Da war alles drin, was wir gebraucht haben, um unseren Job zu machen. Wir haben aber nie darüber diskutiert, ob wir jetzt den ganzen Tag nur mit dem Kreuzschlitz-Schraubendreher arbeiten, oder nur mit der Flachzange. Sondern man hat uns beigebracht, für welche Arbeit wir welches Werkzeug benötigen und wie man es einsetzt, damit es was wird.

Genau so ist es auch bei Projektmanagement-Methoden. Schau zu, dass du einen passenden Werkzeugkoffer hast. Schau zu, dass du die Werkzeuge beherrscht und zieh dann das richtige Werkzeug raus, um dein Problem zu lösen.

That’s it!

Und wenn Agilität dein Problem löst, dann mach es. Und wenn nicht, dann lass es.

Fazit

Für erfolgreiches Projektmanagement braucht man vor allem zwei Dinge: Struktur und Konsequenz. Das hört sich sehr einfach an, ist es aber im Umfeld der meisten Unternehmen überhaupt nicht. Erfahrung schadet sicher nicht, aber das gilt ja für fast alle Jobs.

Und jetzt freue ich mich auf eure Kommentare und Erfahrungen!

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